En la actualidad contar con un software de gestión documental no es una opción, sino una necesidad. Conforme las empresas crecen, contar con un sistema de gestión documental nos permite almacenar grandes cantidades de información y tenerlo todo bajo control.
Contar con este tipo de solución tecnológica nos facilita la organización de trabajo, ahorrar tiempo, ser más eficientes ¡y mucho más! Además, nos ayuda a estar en una posición de ventaja con respecto a nuestros competidores.
En este artículo te contamos cuáles son las principales ventajas de un software de gestión documental. Échale un vistazo.
¿Qué es un software de gestión documental?
Un software de gestión documental es un sistema que permite clasificar, organizar y almacenar información, ya sean documentos, facturas, fichas técnicas, recibos o contratos.
La diferencia con antiguos sistemas de gestión documental recae en la rapidez con que podemos acceder a la información, el control sobre cada parte del proceso y la facilidad para crear y buscar documentos.
7 ventajas de un software de gestión documental para abogados
Incremento de la productividad
Un software de gestión documental es la clave para encontrar documentos en pocos minutos, compartirlos, y en general, crear flujos de trabajo más dinámicos con tu equipo.
El avance de la tecnología en los últimos años nos ha permitido obviar el proceso de revisar el correo electrónico cientos de veces al día, archivar, fotocopiar, imprimir, etc. Esto incide directamente en la eficiencia de los trabajadores, aligerando la carga de trabajo administrativo y aumentando la productividad.
Información centralizada en un solo lugar
Centralizar todas las operaciones de gestión documental de tu empresa en un software te puede ayudar a ahorrar cientos de horas en tareas repetitivas.
De esta manera, llevarás un proceso manual a un entorno virtual en el que la información estará disponible en tiempo real y en cualquier lugar.
Ahorro de costes
Tener toda la información digitalizada en un software de gestión documental permite ahorrar costes almacenando grandes cantidades de papel, así como espacio en las oficinas. Gracias a ello, tus trabajadores pueden realizar sus tareas en un ambiente más espacioso y cómodo.
Minimizar errores humanos
Integrar la gestión manual de documentos a un software de gestión documental, te puede ayudar a minimizar errores humanos como el duplicado de contratos, el deterioro de documentos o el riesgo de perderlos.
Una solución como Bounsel es el aliado perfecto para evitar errores indeseados y llegar a tiempo a los deadlines acordados con tus clientes.
Seguridad y protección de la información
Un software de gestión documental garantiza que contratos, facturas, datos, y en general, información sensible de tu empresa se encuentre protegida. Puedes crear tantas copias de seguridad como consideres necesarias para mantener los documentos seguros.
Además, puedes controlar qué documentos deben ser eliminados y en qué momento, cumpliendo con la normativa de la ley de destrucción confidencial de documentos.
Facilidad para firmar digitalmente
Contar con un software de gestión documental te permite automatizar procesos como la firma digital.
Con una solución tecnológica como Bounsel puedes solicitar la firma virtual de cualquier documento de forma segura y con autenticación avanzada biométrica.
Cuidado del medio ambiente
El papel de un software de gestión documental es sumamente importante para proteger nuestro entorno.
A medida que la sensibilidad por el medio ambiente se ha incrementado, la necesidad de incorporar soluciones informáticas crece a pasos agigantados.
Hoy en día, contamos con infinidad de herramientas tecnológicas para todo tipo de sectores o procesos. En el sector legal un software documental como Bounsel es clave para optimizar toda tu gestión diaria.
¿Qué debe contener un software de gestión documental?
Búsqueda avanzada
Esta funcionalidad permite al usuario buscar documentos y datos en tiempo real. La búsqueda se puede dar gracias a la función de “autocompletar”, “texto similar” o “texto exacto”.
Check in / Check out
Es indispensable que un software de gestión documental contenga esta funcionalidad, ya que permite a los usuarios bloquear el documento mientras se encuentran editándolo. De esta manera, se prevé que cualquier otro miembro del equipo acceda simultáneamente al documento y lo edite al mismo tiempo. Así se evitan documentos duplicados y errores.
Control de versiones
Con esta funcionalidad los usuarios pueden tener un control de las versiones del documento. Esto es muy útil en caso de que haya existido algún error en el documento y se quiera volver a la versión anterior.
Historial
Permite visualizar todas las acciones que se han realizado dentro del documento a través del software de gestión documental. Esto incluye acciones como crear, editar, firmar, mover o eliminar.
Flujos de trabajo
Un buen software de gestión documental debe ser lo suficientemente flexible como para poder personalizar los flujos de trabajo de acuerdo a las necesidades de cada organización.
Notas
Este tipo de funcionalidad permite tener una comunicación más fluida con el equipo, así como recordatorios sobre las acciones. Consiste en añadir anotaciones superpuestas al documento.
Marcado
Esta característica permite añadir una fecha de vencimiento a los documentos. De esta manera, se puede colocar una fecha de vencimiento para que el documento se elimine automáticamente o le llegue una notificación al usuario para que lo elimine manualmente. Gracias a esto se puede llevar un control de la retención de los documentos.
Feed de actividad
Un software de gestión documental debe contener un feed de actividad en el que puedas ver en tiempo real los cambios realizados al documento. Además, debe dar la posibilidad de consultar las etiquetas, aprobaciones, firmas y datos, en general, del documento.
Firma digital
Nada como un software de gestión documental que te ayude a cerrar contratos rápidamente gracias a la firma digital. En Bounsel contamos con la firma digital de huella biométrica, sello electrónico vinculado al Tiempo Universal Coordinado.
Seguridad
Uno de los aspectos más importantes de un software de gestión documental es la seguridad. Para proteger los documentos es vital contar con una infraestructura en la nube, cuyos servidores hayan pasado estándares y certificaciones que acrediten su seguridad, que cumpla con la normativa RGPD y realice pruebas de penetración anual y trimestralmente.
Estrategias para aplicar un software de gestión documental
Conoce a tu equipo de trabajo
Para adquirir un software de gestión documental es primordial conocer las necesidades de nuestro equipo. Saber a qué tareas diarias dedican la mayor parte de su tiempo y cómo una solución tecnológica puede facilitarles el trabajo y aumentar su productividad.
Planifica la aplicación del software de gestión documental
Determinar cuáles serán los pasos a seguir puede ser de gran ayuda para agilizar el proceso.
Dentro de nuestro plan de aplicación debemos contemplar el tiempo de adaptación de los colaboradores al nuevo sistema. Esto te ayudará a entender si tu equipo necesita sesiones de formación para sacarle el máximo partido al software.
Escoge un software orientado a las necesidades de tus clientes
Contar con una solución que mejore el servicio que ofreces a tus clientes no solo mejorará tu imagen de marca, sino que también incidirá en la rentabilidad de tu empresa.
Estar siempre atento a las necesidades de los clientes es clave para elegir el software de gestión documental correcto. El feedback constante de los clientes es una herramienta poderosa para la mejora continua de un producto o servicio.
Bounsel, el software de gestión documental todo en uno
Consigue superpoderes con Bounsel, el software de gestión documental que te permite crear, editar, colaborar, revisar, aprobar y firmar digitalmente. Además, te permite tener toda la documentación de tus clientes accesible en cualquier momento y en un solo lugar.
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