Un acuerdo de confidencialidad es vital para cualquier sector empresarial, independientemente del tamaño de empresa o industria. Existen procesos, metodologías, datos y secretos propios de cada negocio que necesitan ser protegidos por la organización. Por ello, surge la necesidad, y en ocasiones, la obligación de crear este tipo de acuerdos que garanticen la seguridad de tu empresa.
En este artículo te revelamos paso a paso qué elementos debe contener, qué sucede si se incumple o cómo puedes automatizar este contrato. Además, te explicamos cómo puedes agilizar la generación de documentos legales como éste.
Descarga un modelo de acuerdo a confidencialidad en Word.
¿Qué es un acuerdo de confidencialidad o un NDA?
Un NDA (non-disclosure agreement) es un acuerdo de confidencialidad. Su objetivo es proteger información sensible o de interés empresarial. Sirve para resguardar datos relacionados con productos, servicios, empresas, empleados y procesos. Este tipo de acuerdo puede ser un gran aliado para salvaguardar datos personales, contraseñas, cuentas bancarias, información sobre clientes y documentos empresariales, en general.
Un NDA debe incluir información sobre las partes interesadas, la duración del acuerdo, así como el objeto sobre el cual recae el acuerdo de confidencialidad
En España, según la Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal, Artículo 197, se manifiesta que “Se impondrá la pena de prisión de dos a cinco años si se difunden, revelan o ceden a terceros los datos o hechos descubiertos o las imágenes captadas a que se refieren los números anteriores.”
Esto indica que el incumplimiento de este tipo de acuerdos puede conllevar a pagar una sanción económica o a iniciar un proceso penal por la parte demandante.
¿Qué sucede si se incumple un acuerdo de confidencialidad o un NDA?
El incumplimiento de un NDA o acuerdo de confidencialidad puede causar el despido disciplinario del trabajador si la infracción ha ocurrido mientras existía un vínculo contractual entre trabajador y empresa.
Si la relación laboral ha finalizado y el trabajador revela secretos que estaban estipulados en el acuerdo de confidencialidad, la empresa puede presentar una demanda. En muchos casos, el ex-trabajador se puede ver obligado a pagar una indemnización por daños y perjuicios.
Por ello, en muchos acuerdos de este tipo las empresas añaden una cláusula que inhabilita al ex-trabajador a ejercer funciones en la competencia o empresas del mismo sector.
¿Por qué es importante un acuerdo de confidencialidad o un NDA?
Un acuerdo de confidencialidad puede ser tu mejor aliado para evitar conflictos internos o externos en la empresa. Algunas de las consecuencias que pueden ocurrir si se infringe un NDA o no se realiza correctamente son los siguientes:
Proveedores y/o clientes: Si se revela un cambio en la situación legal de tu empresa o relativa a acciones de la compañía, los proveedores y clientes pueden sentirse confusos al no saber si este cambio afectará a su relación. Si la empresa está en un proceso de compra-venta es imprescindible llevar a cabo una due diligence y firmar un acuerdo de confidencialidad con el inversor antes de que acceda a la información del negocio.
Empleados: En caso de que un ex-trabajador revele información confidencial sobre tu empresa, la competencia podría utilizar esta información para beneficiarse, lo cual en España infringe la Ley 3/199, de 10 de enero, de competencia desleal. Además, la percepción de los empleados podría verse afectada, y en consecuencia, tu marca como empleador.
Es vital que tu organización tenga un respaldo legal que proteja todas las prácticas que ha llevado a cabo durante los años en que ha estado en funcionamiento. Si has creado una metodología única de trabajo y sabes que ese es el secreto del éxito de tu negocio, podría ser perjudicial que cayera en manos equivocadas.
¿Qué tipos de acuerdo de confidencialidad existen?
Existen distintos tipos de acuerdo de confidencialidad o NDA, dependiendo de las partes interesadas.
Recursos Humanos
Es indiscutible que durante el ejercicio de sus funciones todos los trabajadores hacen uso de información confidencial. Esto implica datos de clientes, información sobre cada una de las cuentas, herramientas y procesos internos.
Independientemente de la antigüedad del empleado o del cargo que ocupe dentro de tu compañía es necesario que éste firme un acuerdo de confidencialidad. De esta manera, se crea un ambiente de confianza y se protege la información más delicada de tu empresa.
Inversores
Como comentamos anteriormente, antes de mostrar información o datos sensibles de tu compañía a posibles inversores es recomendable que se firme un acuerdo de confidencialidad o NDA. Gracias a esto aseguras que la información que has cedido al inversor no será compartida con terceros.
Colaboraciones
Cuando trabajamos o colaboramos con empresas externas, freelancers o consultorías, garantizamos la seguridad de nuestros datos y evitamos que personas malintencionadas hagan uso inadecuado de estos. Por ello es aconsejable igualmente la firma de un NDA.
IP
Cuando emprendemos un nuevo proyecto surgen estrategias de negocio que son vitales para el desarrollo de la empresa. Es importante mantener un acuerdo de confidencialidad con empleados y proveedores desde la concepción del proyecto, para evitar que estas primeras ideas y la propiedad intelectual e industrial de la empresa puedan ser cedidas a otras personas.
¿Qué elementos debe incluir un acuerdo de confidencialidad?
Partes
Son las partes que desean celebrar el acuerdo de confidencialidad. Por ejemplo, en el caso de una película que requiere de un NDA para no revelar secretos propios de la trama, la producción o la filmación, los interesados que deben estar en el acuerdo podrían ser el director, productor y actores.
Duración
En el acuerdo de confidencialidad se fijará la duración que debe tener el NDA. Normalmente, en una cláusula del contrato se establece una prórroga del acuerdo, que garantiza el secreto de la información por un tiempo determinado. En el caso de un acuerdo entre un trabajador y una empresa, la prórroga hace factible que la confidencialidad se mantenga más tiempo del que dura la relación laboral entre ambas partes.
Cláusulas
En este apartado se deben estipular las condiciones que se deben cumplir por ambas partes. Incluyendo la cláusula de no competencia en la que debe indicarse la vigencia de la misma.
Sanciones
Se puede establecer una cláusula penal, regulada por el Código Civil español a modo de indemnización por daños y perjuicios. El monto fijado debe ser correlativo al incumplimiento del contrato. Es decir, la cifra debe ser lo suficientemente alta como para disuadir a las partes de incumplir el contrato, pero no tanto como para ser declarada nula por un juez.
Jurisdicción y ley aplicable
En caso de conflicto se debe establecer qué tribunal ha de ser el encargado de evaluar la situación en caso de una posible infracción, así como las leyes que regularán el acuerdo.
Firma
Para la formalización del acuerdo es necesario que ambas partes firmen el acuerdo.
¿Cómo automatizar el proceso para generar un acuerdo de confidencialidad?
Si necesitas un acuerdo de confidencialidad para tu empresa y te preguntas si es necesario contratar a un abogado para que lo redacte. La respuesta es que en la mayoría de las veces no es necesario. Gracias a la tecnología legal ahora puedes gestionar tus propios acuerdos de confidencialidad en minutos.
Herramientas como Bounsel te pueden ayudar a generar una plantilla automatizada que podrás compartir con clientes, proveedores, inversores o empleados. De esta manera, ahorrarás tiempo, dinero y tomarás el control de tus documentos, centralizando toda la información en un solo lugar.
En Bounsel queremos ayudarte a hacer crecer tu negocio por ello te regalamos un modelo de acuerdo de confidencialidad en Word para que protejas tu información más valiosa.
Cuéntanos en los comentarios qué te ha parecido este artículo. ¡Tu feedback es muy importante para nosotros!
