La forma hegemónica de gestionar un contrato es mediante el uso de herramientas tradicionales, como Microsoft Word, el correo electrónico, etc. Esto es un paso en la digitalización del mundo legal al que ya estamos acostumbrados. Pero, ¿y si pudiésemos, no sólo digitalizarlo, sino también sacar el máximo rendimiento a estos procesos?
Para ello necesitaríamos la ayuda de la legaltech. Comparemos cómo se crean, envían y gestionan los contratos de una forma más tradicional y cómo se le podría sacar el máximo partido con la tecnología. Además, te explicamos cómo funciona Bounsel, el software de gestión de contratos más usado para habla hispana.
1. Proceso tradicional de gestión de contratos
El software que se suele utilizar al usar el sistema hegemónico suele ser una herramienta de edición de texto, como podría ser Microsoft Word y el correo electrónico para enviar los distintos documentos, además de una vía de comunicación externa como una llamada telefónica, una reunión presencial, una videollamada, etc.
1.1. Creación en Microsoft Word
Empecemos, pues, con Microsoft Word. Este software de edición de texto es mundialmente conocido y prácticamente usado por cualquier usuario que necesite escribir o editar cualquier escrito. Al redactar un contrato en éste se ha de cumplir una serie de requisitos – cláusulas, condiciones, etc. – que han de ser redactados, pese a que las opciones que da el software son ilimitadas.
Es por ello que se suele hacer uso de plantillas. Estas plantillas son estándares que tampoco conocen las condiciones concretas de cada caso. Es por ello que en muchos casos no se modifican o agregan esas cláusulas que diferencian un contrato en concreto.
1.2. Aprobaciones y seguimiento por Email
Más tarde, la aprobación entre los abogados. El profesional que redacta ese contrato lo envía a otro vía email. Éste lo lee y ve que hay apartados que hay que cambiar y/o negociar, por lo que edita el documento con las anotaciones correspondientes y envía esta nueva versión del documento al otro abogado. Éste lee las anotaciones, edita el documento y lo vuelve a enviar. Cuando la persona responsable haya dado el okey, se oficializará formalmente y se firmará. Y todo ello suponiendo que ambas partes estén de acuerdo con ese número cambios, que no se traspapelen las distintas versiones…
Un proceso engorroso, ¿no?
1.3. Negociación y gestión presencial o vía Email
Entremos, pues, en la parte de negociar. Es posible que empresa y cliente – o empleador y empleado – tengan que pactar algunas condiciones y negociarlas. Para ello tendrán que hacer uso de otras vías de comunicación, como el email, una llamada telefónica, una reunión, etc. Hasta que las condiciones no estén claras y acordadas, se van generando versiones del documento innecesarias que se quedarán en borradores y no servirán para nada más que ocupar espacio y crear confusiones.
Una vez ambas partes hayan llegado a un acuerdo, la hora de firmar. Este proceso se puede hacer de manera presencial, firmando en un papel físico, o firmar el contrato de manera virtual, vía Microsoft Word o Adobe Sign. El principal problema es que esta no vincula de manera única al firmante, por lo que carece de seguridad jurídica. Además, ambas partes no pueden firmar el documento a la vez de manera online, sino que necesitan de otras herramientas – como el correo electrónico – para pasar el documento firmado por una parte y que sea firmado por la otra.
Por último, el proceso completo de gestión de los contratos es bastante complejo. O se tiene un orden estrictamente controlado o las prisas pueden jugar una mala pasada, haciendo que se extravíen documentos. Es difícil hacer un seguimiento de en qué estado se encuentra el documento o de las tareas asignadas a las personas participantes.
Es evidente que los procesos tradicionales son realmente costosos y, aunque se han dado pasos adelante y se ha evolucionado a nivel tecnológico, se pueden identificar múltiples espacios donde aún es necesario mejorar en eficiencia y productividad. Es aquí donde entra en juego el legaltech.
2. Automatización y gestión de contratos
Entendemos la automatización como la digitalización del recorrido que realiza el cliente en el contrato, es decir, en su creación, solicitud, entrega, etc. Como ya hemos visto antes, el proceso tradicional es un proceso costoso y muy burocrático. Por lo que la opción más factible para ahorrar tiempo y mitigar riesgos es la automatización. Mediante ésta se puede ahorrar costes, ya que aumenta la productividad de la empresa, e incrementar la eficiencia, puesto que el tiempo que antes se invertía en estos procesos, ahora se puede invertir en tareas que aporten más valor al negocio.
2.1. Ejemplo de aplicación legaltech para los contratos
Un ejemplo de herramienta legaltech que optimiza estos procesos es Bounsel, una plataforma para automatizar y gestionar contratos en la nube.
En primer lugar, se pueden automatizar las plantillas creadas en Microsoft Word, detectando automáticamente las variables y convirtiéndolas en smart fields. Estos a su vez pueden transformarse en preguntas (formularios interactivos). De este modo, la redacción de contratos se hace de manera más rápida y sencilla, teniendo que rellenar únicamente el listado de variables (fechas, nombres, etc) o las cuestiones creadas a partir de ellas. Esto es muy útil en contratos muy similares entre sí o que se deben completar en numerosas ocasiones con datos diferentes. Además, para hacer el software entendible, se nutre del Legal Design, haciendo su uso más ameno y dinámico.
Otro de los grandes ‘pros’ de esta plataforma es la condición de plataforma colaborativa. Bounsel nos da la oportunidad de revisar y editar el documento en línea, como si se tratase de un documento de Google Docs. Además, se nos da la opción de invitar a miembros, quienes pueden modificar el documento, hacer anotaciones y aprobar las condiciones.
En lo relativo a la firma, no será necesario desplazarse a un punto en concreto para firmarlo de forma presencial ni tener que enviar una nueva versión del documento de Microsoft Word sin la suficiente seguridad jurídica. Tampoco necesitaremos de una aplicación externa como Adobe Sign. Con Bounsel no sólo se dispone de una firma electrónica, sino también de un sello electrónico, el cual contiene la información de su fecha, desde qué dispositivo se ha realizado, etc. Y sí, la firma se podrá realizar desde cualquier dispositivo electrónico: un ordenador, un móvil, una tablet, etc. En Bounsel se identifica al firmante para otorgar a la firma una mayor seguridad y garantía, de la mano de Audit Trail, documento que certifica tanto la veracidad como la legalidad de la firma.
Por último, la gestión de los contratos. Mediante un overview se puede saber en qué estado se encuentra (pendiente de firma, firmado, etc.), qué usuarios están presentes, cuáles han sido las últimas modificaciones y su fecha. Por último, nos permite crear recordatorios para no tener despistes con las fechas límite o con acciones relevantes para garantizar el cumplimiento.
Conclusión
Si queremos añadir ese plus de innovación y eficiencia al mundo legal, tenemos que aplicar estas nuevas tecnologías y acostumbrarnos a su uso. Los resultados que nos ofrecerá la automatización de contratos frente a seguir utilizando métodos que carecen de legaltech y que se quedan cada vez más obsoletos, serán realmente notables: se obviarán procesos burocráticos pesados y se invertirá ese tiempo en aumentar la productividad y eficiencia de la empresa.
