La tecnología ha revolucionado el mundo de los negocios, del trabajo, de la organización y los Recursos Humanos no iban a ser una excepción. El uso de la tecnología ha supuesto para el ser humano una liberación que él mismo había creado tras la Segunda Revolución Industrial, con la famosa cadena de montaje, las acciones repetitivas, la alienación en el trabajo, y la anulación de la creatividad. Todos estos problemas nos han acompañado como sociedad hasta hace muy poco.
Hoy tenemos la oportunidad de trabajar de manera diferente y la automatización de documentos en el departamento de Recursos Humanos es, sin duda, una tendencia en auge que están incluyendo las empresas para atraer talento de calidad. Bounsel Flow es un software de gestión de contratos que ayuda a los profesionales de los RRHH a automatizar cientos de documentos en tiempo récord y a automatizar los recursos humanos.
Según un informe de Randstad, la digitalización ha cambiado la manera de organizar los RR.HH. en el 75% de las empresas. Se trata, por tanto, de una transformación unívoca en la que todos los componentes de la empresa salen beneficiados.
¿Qué es la automatización de Recursos Humanos?
Aunque esta expresión pueda despertar sensaciones de ejercer un uso desproporcionado de la digitalización del mundo actual, su significado se refiere simplemente a la utilización de la tecnología para realizar tareas y procesos de manera más eficiente y precisa.
En Bounsel tenemos el mismo objetivo: automatizar Recursos Humanos para mejorar la calidad del trabajo, evitar los procesos repetitivos y aburridos y, por tanto, convertir la experiencia laboral en un procedimiento más productivo y humano para todos. Es por ese motivo que hemos creado Bounsel Flow, el software de gestión documental que ofrece una plataforma completa para automatizar la generación de documentos, contratos o acuerdos. Ventajas de la Automatización de RR.HH.
Las empresas se pueden beneficiar gracias a la automatización en Recursos Humanos, y no solo en términos de productividad y ganancias, sino también en los aspectos humanos, ya que con la mecanización de documentos podemos crear un equipo despreocupado por la carga psicológica que conlleva trabajar. Quizás esta es la forma más revolucionaria de entender la ubicuidad de la tecnología en nuestras vidas. Por tanto, podemos hacer una clara diferenciación del tipo de ventajas que supone esta innovación.
Mejora de la eficiencia y la productividad
La automatización de Recursos Humanos reduce el tiempo y el esfuerzo requerido para llevar a cabo tareas y procesos manuales, así que los empleados tendrán la oportunidad de centrarse en tareas más estratégicas y valiosas con el fin de alcanzar su objetivo.
Reducción de errores y mejora de la precisión
Los sistemas automatizados pueden realizar cálculos y tareas de forma más precisa, consistente e inequívoca que los humanos, lo que reduce el riesgo de errores.
Aumento de la satisfacción del empleado
Reduciendo la frustración de los empleados asociada con procesos administrativos tediosos, conseguiremos un entorno de trabajo agradable en el que reinará la satisfacción y el bienestar del trabajador. Como consecuencia directa, mejorarán las dinámicas de trabajo en la empresa.
Facilidad de acceso a informaciones y datos
Por último, automatizar Recursos Humanos agiliza el proceso de acceder a los datos de la empresa, lo que permite a los gerentes tomar decisiones más estratégicas y rápidas.
Procesos de Recursos Humanos que se pueden Automatizar
Dentro del departamento de Recursos Humanos existen diferentes tareas claves que se pueden mejorar gracias a la automatización de los documentos.
Reclutamiento y selección de personal
Uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas es seleccionar a los mejores candidatos para el puesto de trabajo después de un largo y costoso proceso de reclutamiento. La automatización de Recursos Humanos ayuda a agilizar este procedimiento, gracias al software para publicar ofertas de trabajos, gestionar solicitudes, evaluar curriculums, programar entrevistas y realizar pruebas de evaluación en línea. No nos podemos olvidar de la importancia de la inteligencia artificial (AI) que contribuye a detectar los candidatos más adecuados.
Gestión de nóminas y compensaciones
La gestión de nóminas y compensaciones puede ser un proceso complejo y tedioso, especialmente para grandes empresas; todavía, según el informe de NGA HR, un 33% de los profesionales de Recursos Humanos siguen gestionando sus procesos de nómina con ayuda de sistemas locales.
Automatizando estos procesos se reducen los errores y el tiempo de procesamiento, ya que toda la contabilidad de la empresa se calcula automáticamente: los salarios, las deducciones, los aumentos salariales, las bonificaciones y otros incentivos. Todo de manera más eficiente y transparente.
Capacitación y desarrollo de empleados
Tal vez es difícil para las empresas gestionar los procesos esenciales de formación y desarrollo de manera eficiente. Sin embargo, con la automatización se pueden crear programas de formación en línea, realizar un seguimiento del progreso de los empleados y generar informes de evaluación.
Evaluaciones de desempeño y gestión del rendimiento
Siguiendo el progreso del rendimiento de los empleados en tiempo real agilizaremos el proceso de evaluación y ahorraremos más tiempo del que nos imaginamos.
Administración de vacaciones y permisos
Por último, la administración de vacaciones y permisos puede resultar un proceso que a veces resulte confuso entre jefes y empleados. Por eso, la mejor opción es confiar en un sistema automatizado para hacerlo de manera más eficiente y precisa.
Cómo implementar la automatización de Recursos Humanos
Teniendo ya claras las ventajas de automatizar Recursos humanos, ¿cómo aplicamos esta innovación de manera efectiva y con éxito? Los pasos claves para aprovechar al máximo los beneficios son los siguientes.
Identificación de procesos adecuados para automatizar
Puede parecer un consejo banal, pero el primer paso en la implementación de la automatización de Recursos Humanos es identificar los procesos adecuados para ello. Antes que nada tendremos que preguntarnos qué tareas se beneficiarían de la automatización. Algunas actividades serán demasiado complejas o requerirán un alto nivel de juicio humano para dejarlas en manos de la tecnología, mientras que otras serán demasiado simples para invertir en automatización.
Selección de software y herramientas de automatización
El siguiente paso, tras realizar un cuidadoso estudio de mercado de los software actuales, es decidir cuál nos conviene más según las herramientas que queremos implementar. Hay que elegir bien y analizar adecuadamente los pros y los contras de cada una. Para clasificar las opciones y escoger la que mejor nos conviene es importante analizar los procesos que consumen más tiempo, los que generan más errores y los que requieren más recursos. Esto puede incluir la realización de pruebas y demostraciones para evaluar la eficacia y la facilidad de uso de cada herramienta.
Integración con sistemas existentes
La integración efectiva de las nuevas herramientas con los sistemas existentes puede ser un desafío, pero es relevante para garantizar que la automatización de documentos funcione de manera eficiente.
Formación y capacitación de empleados
Ahora es fundamental asegurarse de que los empleados estén capacitados y preparados para utilizar las nuevas herramientas de manera efectiva para maximizar los beneficios de la automatización. Por lo tanto, es fundamental ofrecer una formación previa personalizada para cada empleado, para que estén cómodos y seguros al utilizar las nuevas plataformas.
Monitoreo y evaluación continua de la efectividad de la automatización
La automatización no es un proceso estático y requiere una supervisión continua y evaluaciones periódicas. Debido a eso, es considerable realizar un monitoreo y evaluación de la efectividad de la nueva implementación.
Además, es valioso tener en cuenta que automatizar Recursos Humanos es una inversión a largo plazo y los resultados pueden no ser inmediatos, por lo que es crucial tener paciencia y seguir trabajando en la continua mejora de los procesos de automatización.
Llegados a este punto, podemos afirmar que la automatización de recursos humanos es una herramienta poderosa, ¡si sabemos utilizarla de la mejor manera!
Con Bounsel Flow, puedes automatizar la generación de tus documentos de la forma más eficiente, aumentando tu productividad y rentabilidad. Si quieres saber más, puedes consultar las tarifas de Bounsel Flow e incluso disfrutar de un plan gratuito.
